Mandatsannahme für Steuerkanzleien: von der ersten Anfrage bis zum angelegten Mandanten in DATEV.
Die Steuerbrücke ist die Software, in der Ihre Kanzlei neue Mandate annimmt. Jeder Interessent wird ein Vorgang: Anfrage, Termin, Erstgespräch, Angebot, digitale Unterschrift, Vollmacht und Stammdaten laufen darin zusammen. Am Ende steht der Mandant in DATEV, ohne Doppelerfassung und ohne Suchen in Postfächern.
Wer hat wann geantwortet? Ist der Termin gebucht? Wurde das Angebot nachgefasst? Ist die Vollmacht unterschrieben, und wo liegt der Vertrag?
Die Antworten stecken in Köpfen und Postfächern. Das kostet Zeit, und Interessenten gehen verloren.
Die Steuerbrücke hält den Weg vom Interessenten zum Mandanten an einer Stelle zusammen.
Der Ablauf
Ein Mandat, sechs klare Stufen.
Jede Stufe hat eine Checkliste mit Pflichtpunkten. Das Team sieht auf einen Blick, was als Nächstes ansteht, und die Plattform erledigt, was sich automatisch erledigen lässt.
01
Anfrage
Das Webformular legt den Vorgang an. Dubletten werden erkannt.
02
Termin angefragt
Ein Klick auf „Ja“, und die Einladung zur Terminbuchung geht raus.
03
Termin gebucht
Der Termin aus Microsoft Bookings erscheint automatisch am Vorgang.
04
Angebot
Das Honorar wird im Gespräch berechnet, Angebot und Verträge entstehen.
05
Übergabe
Unterschriften kommen zurück, Dokumente werden im DMS abgelegt.
06
Neuanlage
Stammdaten und Aufträge gehen nach Prüfung nach DATEV.
Nutzen
Was die Kanzlei davon hat.
Sechs Dinge, die sich ab dem ersten Vorgang ändern.
Nichts geht verloren
Jeder Interessent ist ein Vorgang. Jede Mail steht mit vollem Text im Verlauf, jede Entscheidung und jede Ablage ebenso.
Weniger Tipparbeit
Die Daten fließen von der Anfrage über Angebot und Stammdatenbogen bis nach DATEV. Sie prüfen, statt zu tippen.
Schneller zum Angebot
Das Honorar rechnet sich in Sekunden, nach StBVV oder nach Ihrem eigenen Leistungskatalog. Angebot, Steuerberatungsvertrag und Vergütungsvereinbarung entstehen auf Knopfdruck.
Unterschrift ohne Papier
Vertrag, Vergütungsvereinbarung und Vollmacht gehen digital über Skribble. Erst der Mandant, dann die Kanzlei.
Klarer Überblick
Wer ist angefragt, wer hat einen Termin, wo muss nachgefasst werden. Das Team sieht es auf einen Blick.
Sicher
Vorschau vor jedem DATEV-Schreibvorgang, Zwei-Faktor-Anmeldung und ein Verlauf, in dem nichts gelöscht wird.
Überblick
Das Team sieht, was als Nächstes ansteht.
Die Startseite der Plattform ist kein Bericht, sondern eine Arbeitsliste. Sie zeigt, was offen ist, und erinnert von selbst.
Kacheln für den Tag
Neue Anfragen, offene Prüfaufgaben, angefragte und gebuchte Termine, offene Angebote.
Anstehende Kennenlerngespräche
Die nächsten drei Wochen auf einer Liste, mit Datum, Uhrzeit und Ort: Teams oder Kanzlei.
Erinnerungen statt Nachdenken
Angebote zum Nachfassen melden sich nach sieben Tagen von selbst, fällige Wiedervorlagen ebenso.
Trichter nach Stufe
Alle Vorgänge nach Stufe sortiert, dazu „Zuletzt bewegt“. Sie sehen, wo es hängt.
Die Übersicht auf dem Smartphone
Erstgesprächsnotiz
Das Kennenlerngespräch, strukturiert mitgeschrieben.
Eine Notiz mit allen Punkten, die später zählen: Anlass, Rechtsform, Umsatz, Gewinnermittlung, Belegweg, Lohn, Vorberater und Datenübernahme.
Vorbelegt aus der Anfrage: Was der Interessent im Formular geschrieben hat, steht schon da.
Jede Speicherung eine eigene Fassung: Sie sehen, was sich wann geändert hat.
Platz für Zusammenfassung oder Transkript, etwa aus einem KI-Protokoll.
Risiken nach GwGInteressenkollisionZuständigkeitWiedervorlage
Angebotsassistent
Leistungen anhaken, das Honorar rechnet sich mit.
Der Leistungskatalog Ihrer Kanzlei ist hinterlegt und zeigt nur die Leistungen, die zur Rechtsform des Interessenten passen. Vorausgewählt ist, was im Erstgespräch besprochen wurde. Angebot und Verträge entstehen daraus auf Knopfdruck.
Honorar in Sekunden: Die StBVV-Tabellen sind ebenso hinterlegt wie Pauschalen und Mindestwerte. Liegt in der Kanzlei ein Leistungskatalog vor, lässt sich das Honorar komplett individuell hinterlegen.
Nachlässe und Anpassungen: Kennenlern- oder Existenzgründer-Nachlass per Klick, Preis von Hand anpassen, der Altpreis bleibt durchgestrichen sichtbar.
Vergleichsangebote: Varianten nebeneinander, netto oder brutto, einmalig, monatlich oder jährlich. Die Summen stehen vor dem Versand fest.
PrivatEinzelunternehmenPersonengesellschaftGmbHGmbH & Co. KG
Unterschrift, Stammdaten und Vollmacht
Unterschreiben, ohne etwas auszudrucken.
Vertrag und Vergütungsvereinbarung gehen über Skribble zur elektronischen Unterschrift, mit vorbelegten Feldern: zuerst der Mandant, danach die Kanzlei.
Willkommensmail mit persönlichem Link zum Stammdatenbogen, mit Textbausteinen und Anhängen, Freigabe vor dem Versand.
Vollmacht im amtlichen Muster, ausgefüllt aus dem Stammdatenbogen. Bei Ehegatten entstehen zwei eigenständige Vollmachten.
Der Stand wird automatisch abgefragt: Sie sehen, wer schon unterschrieben hat.
Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen mit Stand der Unterschriften
Ablage und Verlauf
Unterschrieben, und schon im richtigen Register.
Sobald die Unterschrift vorliegt, springt der Vorgang in die Übergabe und die Dokumente wandern ohne Ihr Zutun ins DATEV-DMS, mit Register, Status und Jahr.
Die Checkliste hakt sich selbst ab. Fehlt beim Stufenwechsel ein Pflichtpunkt, erscheint eine Warnung.
Lückenloser Verlauf: jede Mail mit vollem Text, jede Entscheidung, jeder Stufenwechsel. Einträge werden nie gelöscht.
Mails aus Outlook per Drag-and-drop nachtragen, Dokumente werden archiviert statt gelöscht.
DATEV
Mandanten anlegen, mit Vorschau statt Blindflug.
Die Plattform übernimmt, was sich übernehmen lässt. Geschrieben wird erst, wenn Sie bestätigen.
Grundanlage und Stammdaten mit Vorschau: Sie sehen, was in DATEV entsteht, bevor etwas geschrieben wird.
Auftragsliste vorbelegt aus Erstgespräch und Angebot, mit Auftragsart, Zeitraum, Rhythmus und Sollhonorar.
Mandatssuche im Bestand mit Grunddaten, Anschriften, Bankverbindungen und Zuständigkeiten. Einzelne Mandate lassen sich sperren.
Einblick
So sieht es im Alltag aus.
Die Bilder zeigen Musterdaten. Den Verlauf, das Erstgespräch und die Mandatssuche sehen Sie live in der Demo.
Alle Vorgänge im Blick
Erstgespräch, Termin, Angebot, Verlauf
Diese Ansichten zeigen wir Ihnen in der Demo.
Eine Demo dauert nicht lange. Sie sehen einen Vorgang vom ersten Kontakt bis zur angelegten Akte.
Die Plattform arbeitet vor, entschieden wird im Team.
Vorschau vor jedem DATEV-Schreibvorgang
Nichts wird in DATEV geschrieben, bevor Sie es geprüft und bestätigt haben. Einzige Ausnahme ist die Ablage unterschriebener Verträge im DMS.
Zwei-Faktor-Anmeldung und Rollen
Zugang mit getrennten Rollen für Admins und Mitarbeitende. Sensible Stammdaten wie Steuer-ID, IBAN und Ausweisdaten erscheinen nie im Verlauf oder in Protokollen.
Signierte Eingänge
Eingänge aus Formularen und aus der Automatisierung sind signiert. Fremde Aufrufe werden abgewiesen, der Stammdatenbogen hängt an einem geprüften Vorgangslink.
Eigener Server in Frankfurt
Die Plattform läuft nicht in einer fremden Mandantenumgebung, sondern auf einem eigenen Server in Frankfurt, in Containern und über eine verschlüsselte Verbindung.
Lückenlos nachvollziehbar
Jede Mail mit vollem Text, jede Entscheidung und jede Ablage steht im Verlauf. Einträge und Dokumente werden archiviert, nicht gelöscht.
Angebunden an die Werkzeuge, die Ihre Kanzlei bereits nutzt
Bleibt eine Frage offen, klären wir sie in der Demo.
Ersetzt die Steuerbrücke DATEV?
Nein. Die Steuerbrücke arbeitet vor DATEV: Sie führt den Interessenten von der Anfrage bis zur Unterschrift und übergibt danach Grundanlage, Stammdaten und Auftragsliste an DATEV. Gearbeitet wird weiter in DATEV.
Wird etwas ohne unsere Freigabe in DATEV geschrieben?
Nein. Vor jedem Schreibvorgang sehen Sie eine Vorschau und bestätigen. Die einzige Ausnahme ist die Ablage unterschriebener Verträge, Angebote und Vollmachten im DATEV-DMS.
Woher kommt das Honorar im Angebot?
Es ist individuell hinterlegt. Die StBVV-Tabellen sind ebenso verfügbar wie Pauschalen und Mindestwerte. Liegt in Ihrer Kanzlei ein Leistungskatalog vor, lässt er sich komplett individuell hinterlegen. Das Honorar rechnet beim Anhaken mit. Nachlässe und Anpassungen von Hand sind möglich, der Altpreis bleibt durchgestrichen sichtbar.
Wie kommen Termine in die Plattform?
Aus Microsoft Bookings. Alle 15 Minuten werden neue, verschobene und stornierte Kennenlerngespräche abgeglichen und über die E-Mail-Adresse dem Vorgang zugeordnet. Was nicht eindeutig passt, erscheint unter „Termine ohne Vorgang“ und wird per Klick zugeordnet. Telefonisch vereinbarte Termine tragen Sie von Hand ein.
Wie läuft die Unterschrift ab?
Über Skribble. Steuerberatungsvertrag, Vergütungsvereinbarung und Vollmacht gehen mit vorbelegten Unterschriftsfeldern raus, zuerst an den Mandanten, danach an die Kanzlei. Der Stand wird automatisch abgefragt, die unterschriebene Fassung liegt danach am Vorgang.
Was passiert, wenn jemand zweimal anfragt?
Die Dublettenprüfung vergleicht Name, E-Mail und Telefon. Mögliche Treffer kommen als Prüfaufgabe ins Team. Zusammengelegt wird nichts ohne Ihre Entscheidung.
Welche Systeme brauchen wir dafür?
DATEV für Mandatssuche, Grundanlage und DMS, Microsoft Bookings für die Kennenlerngespräche, Microsoft Outlook für den Versand, Skribble für die elektronische Unterschrift und Jotform für Anfrageformular und Stammdatenbogen. Die Automatisierung im Hintergrund läuft über n8n.
Können wir nachvollziehen, was passiert ist?
Ja. Jede Mail steht mit vollem Text im Verlauf, dazu jede Entscheidung, jeder Stufenwechsel und jede Ablage. Einträge werden nie gelöscht, Dokumente werden archiviert statt entfernt. Mails aus Outlook lassen sich per Drag-and-drop nachtragen.
Entwickelt von einer Steuerberaterin mit eigener Kanzlei.
Ich habe die Steuerbrücke gebaut, weil ich die Mandatsannahme in meiner eigenen Kanzlei jeden Tag selbst mache. Jeder Schritt in der Plattform ist einmal von Hand gelaufen, bevor er automatisiert wurde.
Aus der Kanzlei, nicht aus dem Produktmanagement
Die Steuerbrücke entsteht in einer Kanzlei mit eigenen Mandaten, eigenen Fristen und eigenem Team. Was im Alltag stört, merkt man dort zuerst.
DATEV aus der täglichen Praxis
Grundanlage, Stammdaten, Aufträge und DMS sind kein Schnittstellenprojekt, sondern tägliche Arbeit. Deshalb steht vor jedem Schreibvorgang eine Vorschau.
Digitalisierung als zweites Standbein
Neben der Steuerberatung begleitet Svenja Bettinger Kanzleien bei Digitalisierung und Prozessen. Die Steuerbrücke ist das Ergebnis dieser Arbeit.
Als Berufskollegin weiß ich, wie herausfordernd es sein kann, die IT-Welt mit der praktischen Anwendung in DATEV sinnvoll zu verbinden.
Genau hier liegt die besondere Stärke von Svenja Bettinger: Mit ihrer fundierten Erfahrung schafft sie es, technische Möglichkeiten verständlich und praxisnah in unseren Kanzleialltag zu übersetzen.
Ihre konkreten, umsetzbaren Tipps zur Digitalisierung sind eine echte Unterstützung – nicht theoretisch, sondern direkt anwendbar. Besonders schätze ich außerdem ihr offenes Ohr für die alltäglichen Herausforderungen, mit denen wir selbständige Steuerberaterinnen täglich konfrontiert sind.
Eine klare Empfehlung für alle, die ihre Kanzlei strukturiert, effizient und mit Augenmaß digital weiterentwickeln möchten. Sie verbindet IT-Kompetenz und DATEV-Praxis mit echter Kollegialität – und macht Digitalisierung konkret, machbar und menschlich.
Petra WinterscheidKanzlei Winterscheid
Nächster Schritt
Weniger Suchen, mehr Mandate.
Schauen Sie sich die Steuerbrücke in einer Demo an und prüfen Sie, wie sie in Ihre Mandatsannahme passt.
Petra WinterscheidKanzlei Winterscheid